Un contrato de software de gestión escolar dura, en la práctica, mucho más que su vigencia. Una vez que la secretaría ha aprendido a trabajar con una plataforma y ocho cursos de historial viven dentro, cambiar deja de ser una decisión técnica y pasa a ser un proyecto que nadie quiere afrontar en mitad de un curso.
Por eso conviene hacer las preguntas incómodas antes de firmar y no tres años después. Van cinco, con lo que hay que escuchar en cada respuesta.
Empezamos por lo evidente: somos parte interesada, porque construimos una de esas plataformas. La lista sirve exactamente igual para evaluarnos a nosotros, y esa es la idea.
1. ¿Cómo se cobra exactamente?
En este mercado conviven varios modelos y no todos se explican con la misma claridad en la primera reunión. Hay plataformas que cobran por alumno matriculado, otras por usuario del sistema (y ahí entran profesores, administración y a veces las familias) y casi todas separan funcionalidad en módulos que se contratan aparte.
La pregunta útil no es cuánto cuesta este año. Es: si el centro crece un veinte por ciento en cinco años y activamos los módulos que previsiblemente vamos a necesitar, ¿cuánto pagamos el quinto año? Pídelo por escrito.
Lo que hay que detectar es si el coste está ligado al tamaño del centro. Cuando lo está, cada matrícula nueva mejora los ingresos del colegio y también la factura del proveedor, sin que el software haga nada distinto por ello.
2. ¿Cómo se sale de aquí?
Esta es la pregunta que separa a los proveedores serios del resto, y casi nunca se hace.
No preguntes si se pueden exportar los datos, porque la respuesta siempre es que sí. Pide ver una exportación real antes de firmar: un fichero de ejemplo, en formato abierto, que incluya el histórico completo de un alumno, sus documentos adjuntos, las comunicaciones con la familia y las notas de años anteriores.
Hay tres respuestas malas. Que la exportación solo cubra los datos del curso actual. Que llegue en un formato que solo abre esa misma plataforma. Y que haya que pagar por generarla o pedirla con un preaviso largo. Cualquiera de las tres significa que la puerta de salida existe sobre el papel pero no en la práctica.
3. ¿De quién es el software?
Con una plataforma cerrada, el centro compra el derecho a usar un programa mientras siga pagando. Si el proveedor cambia de dueño, sube los precios, abandona el producto o decide que una función que usáis a diario pasa al plan superior, las opciones se reducen a aceptarlo o afrontar la migración.
Con software de código abierto, el código está disponible y el centro puede llevárselo, alojarlo donde quiera o contratar a otro para que lo mantenga. Eso no lo convierte en gratis, y quien lo venda así no está siendo honesto: hay que pagar el alojamiento, las copias de seguridad, la implantación y el soporte de alguien que responda al teléfono en septiembre. Lo que cambia es que se paga por trabajo y por servicio, no por permiso para entrar en el programa.
4. ¿Qué sustituye y qué convive?
Muchos centros llegan a la conversación con un LMS que funciona razonablemente bien en las aulas y un problema real en otra parte: las admisiones que se enfrían, la secretaría respondiendo diez veces a la misma pregunta o la imposibilidad de saber cuántas familias interesadas hay abiertas esta semana.
Un proveedor que propone sustituirlo todo desde el primer día está vendiendo un proyecto grande, no resolviendo un problema. Pregunta qué se integra con lo que ya tenéis y qué se queda como está. La respuesta dice mucho sobre si han entendido el centro o solo su catálogo.
5. ¿Quién responde cuando algo falla en septiembre?
La primera semana de curso es el momento de máxima carga y de mínima paciencia. Conviene saber quién atiende, en qué horario, en qué idioma y si esa persona conoce el funcionamiento de un colegio o solo el del programa.
Qué defendemos nosotros
The Vive School es un ERP moderno y de código abierto para centros educativos, construido sobre un motor libre y con inteligencia artificial trabajando dentro del proceso: redacta los seguimientos, resume el historial de una familia antes de la llamada y avisa de lo que lleva demasiados días parado.
No cobramos por alumno ni por usuario. Los datos se alojan donde el centro decida y salen en formato abierto el día que quiera irse. La implantación se cobra si hace falta hacerla, y si no hace falta, no se cobra.
Si estáis valorando plataformas, escribidnos contando qué os han ofrecido. Damos nuestra opinión aunque acabéis eligiendo a otro; a veces la respuesta honesta es que lo que tenéis ya sirve y el problema está en otro sitio.