Una familia manda un WhatsApp preguntando si ha llegado bien la solicitud que rellenaron el jueves. Nadie contesta hasta el lunes, porque el formulario cae en un Excel que revisa una sola persona, y esa semana anda liada con la memoria del trimestre. Para cuando alguien responde, la familia ya ha visitado el centro de al lado y ha decidido por su cuenta.
Es el patrón habitual en muchos colegios: el sistema de admisiones es una hoja de cálculo, un formulario en la web y un grupo de WhatsApp que alguien mira cuando puede. Funciona mientras entran dos o tres solicitudes a la semana. En cuanto llega una tanda de golpe, que suele coincidir justo con la época en la que más importa no perder ninguna, empieza a fallar.
Qué se rompe primero
Nadie es responsable de la solicitud en cuanto entra. Se queda esperando en la bandeja hasta que alguien tiene un hueco, y ese hueco a veces tarda días en aparecer.
Tampoco hay un idioma común para hablar del proceso. Cada persona del equipo entiende “pendiente” a su manera, así que saber en qué punto está una familia concreta significa preguntarle directamente a quien la lleva, si es que se acuerda.
Y dirección no tiene ninguna vista de conjunto. Nadie puede decir, un martes cualquiera, cuántas familias siguen interesadas esta semana ni cuántas se han enfriado por falta de seguimiento.
Un LMS no arregla nada de esto, y no tendría por qué: un LMS gestiona el aula. La captación, la admisión y la secretaría son otro problema, con otra herramienta.
Qué sí funciona
Una ficha única por familia y por solicitud, con el historial completo a la vista de quien coge el teléfono, sea quien sea. Un siguiente paso asignado y con fecha, para que el seguimiento no dependa de la memoria de nadie. Y los datos alojados donde el centro decida, sobre software de código abierto, sin que la factura suba porque se ha incorporado una persona más al equipo de admisiones.
No hace falta un proyecto de transformación digital para conseguir esto. Hace falta identificar el cuello de botella concreto, casi siempre está en el primer contacto o en el seguimiento, y montar encima el sistema que lo resuelve en cuestión de semanas. Es la misma lógica que aplicamos en el resto del centro, no solo en admisiones: The Vive School es el sistema operativo completo, no otra alternativa de aula virtual.
Si las inscripciones se os están enfriando o secretaría no da abasto, cuéntanoslo sin adornos.